Hasła

Dział teatru zajmujący się pozyskiwaniem widzów, rezerwacją i dystrybucją biletów oraz abonamentów, tworzeniem bazy kontaktów i zarządzaniem nią, jak również podejmowaniem działań promocyjnych, szczególnie w zakresie marketingu bezpośredniego.

W niektórych teatrach organizacja widowni wchodzi w skład działu promocji lub działu marketingu. Głównym celem organizacji widowni jest zwiększanie i utrzymanie wysokiego poziomu frekwencji oraz sprzedaż spektakli – ze szczególnym uwzględnieniem słabszych frekwencyjnie miesięcy, tzw. martwych sezonów (na ogół wrzesień, styczeń, luty) oraz przedstawień cieszących się mniejszym zainteresowaniem publiczności. Wskaźniki frekwencji stanowią kryterium oceny nie tylko pracy organizacji widowni, ale całego teatru i są istotnym elementem sprawozdawczości.

Do zadań organizacji widowni należy nieustanne poszukiwanie widzów i docieranie do nich oraz oferowanie im programów lojalnościowych, zgodnie z marketingowymi zasadami segmentacji i rozpoznania odbiorców. Pracownicy organizacji widowni tworzą bazy klientów indywidualnych oraz strategicznych, w szczególności zapewniających sprzedaż grupową – np. nauczycieli, wykładowców akademickich, pracowników działów socjalnych i kulturalno-oświatowych w zakładach pracy i firmach itd.

Do działań organizacji widowni na ogół należy również dystrybucja afiszy, plakatów, repertuarów, mailing, rozsyłanie newsletterów, realizacja list premierowych przez potwierdzanie zaproszeń, przyjmowanie rezerwacji na lekcje teatralne, organizacja zwiedzania teatru z przewodnikiem itp. – o ile takie formy działalności są w danym teatrze stosowane. W wielu teatrach w ramach działu organizacji widowni funkcjonują kasy biletowe.

Organizowanie widowni stosowano w polskich teatrach od XIX w. Otwierano tzw. kasy zamówień w siedzibach teatrów i wybranych punktach miasta, prowadzono sprzedaż biletów w renomowanych księgarniach, urządzano przedstawienia popularne, szkolne, wprowadzano systemy abonamentów i biletów ulgowych. W okresie I wojny światowej i wojny polsko-bolszewickiej upowszechniło się organizowanie refinansowanych przez władze wojskowe przedstawień dla oddziałów żołnierskich. W PRL działalność organizacji widowni kierowana do zakładów pracy i służb mundurowych była częścią polityki upowszechniania kultury, często też propagandy.